MODULI E FUNZIONI
Front office
Il modulo consente agli operatori di aprire ticket, assegnarseli e chiuderli segnando ore, articoli sostituiti e foto.
Ogni tecnico ha delle credenziali con cui loggarsi al sistema dove potrà aprire la chiamata selezionando l’impianto e compilando tutti i dati necessari. Al termine dell’intervento si potrà far firmare il report e verrà generato un pdf ad hoc con tutti i dati dell'intervento.
Back office
Il modulo consente di gestire tutti gli aspetti commerciali ed amministrativi relativi ai contratti sottoscritti dai clienti; ogni cliente può avere più commesse e/o contratti attivi contemporaneamente, ognuno regolamentato da specifici accordi (ad esempio: tariffa oraria, spese vive, ecc.).
Ticket
I ticket possono essere generati da un contratto quadro (ad esempio manutenzioni programmate) o su specifica commessa (installazione, riparazione, interventi generici spot, ecc.) e regolamentati in base agli accordi commerciali in essere, consuntivati in base alle attività svolte dal personale.
I ticket evasi (consuntivati e chiusi) generano, a seconda dei casi, le fatture clienti dentro il gestionale.
Notifica e-mail
Ad ogni cambio di stato del ticket è possibile inviare una o più email ai soggetti coinvolti nel ticket. ad esempio se il ticket viene assegnato ad un tecnico è possibile far partire una email verso il suo tecnico, ma anche al suo gruppo di lavoro che la chiamata è stata assegnata.
Altra email può essere inviata al cliente con in allegato il rapportino in pdf una volta che ha confermato il rapportino e firmato.
Gestione ruoli utenti
Il software gestisce due tipologie di utente:
tecnico: prende in carico l'assistenza, la chiude e la fa firmare;
amministratore: oltre ai permessi del tecnico può aprire, assegnarle, annullarle e gestire tutti i parametri di sistema quali contratti, login, etc.
Gestione dello storico
Tutti i Ticket caricati sul sistema vengono archiviati e sono disponibili a tutti per essere visionati creando la storia degli interventi per cliente.
Gestione delle foto
E' possibile allegare foto fatte on field, ma anche documenti al singolo rapportino che saranno sempre visibili nel programma.
Fatturazione "automatica"
Una volta che il Ticket è stato chiuso e firmato sarà possibile passare tutti i dati di intervento (ore, materiali, km di viaggio...) al gestionale.
Per i clienti che hanno MAGO con Service, verrà creata la chiamata già compilata che deve essere poi confermata e creata in fattura. Per gli altri clienti i dati del rapportino vanno a finire direttamente su una fattura da confermare.
Registrazione Vocale
Il tecnico può registrare vocalmente tutti i lavori eseguiti, risparmiando quindi tempo.
Gestione Sopralluogo
Viene realizzata una procedura specifica per gestire i sopralluoghi dando all’operatore la possibilità di raccogliere le informazioni utili a definire la tipologia di intervento da organizzare e per formulare il preventivo al cliente.
Gestione Inserimento al volo nuovi clienti
L’inserimento di un nuovo ticket richiede l’indicazione del cliente, per semplificare tale operazione viene introdotta una maschera di inserimento dati semplificata in modo che il nuovo contatto possa essere censito in pochi secondi.
